Immer mehr Menschen auf der ganzen Welt interessieren sich für die virtuelle Welt und die Gründe dafür liegen auf der Hand. Im Cyberspace gibt es viele Dienste, die viele Prozesse vereinfachen, sowohl im Alltag als auch im Geschäft. Die Finanzwelt gehört zu denen, die sich der virtuellen Welt zugewandt haben, um eine große Anzahl von Dokumenten an einem Ort zu platzieren.

Früher, als das Internet noch nicht verfügbar war, wurden physische Räume genutzt, um vertrauliche Dokumente und Akten aufzubewahren. Dies erforderte natürlich zusätzliche Kosten, darunter die Zahlung von Gehältern an die Mitarbeiter, eine große Menge Papier, Miete von Räumlichkeiten und andere. Mit dem Aufkommen des Internets wurde es möglich, die Datenspeicherung effektiver zu organisieren, weil ein virtueller Datenraum auftauchte.

Was ist ein virtueller Data Room und welche Möglichkeiten hat er?

Unter einem virtuellen Datenraum (VDR) wird ein Internet-Datenspeicher verstanden, der dazu bestimmt ist, Daten zu erfassen und zu verteilen. Wenn Daten strikt vertraulich behandelt werden müssen und sie gleichzeitig an eine große Anzahl von Benutzern verteilt werden sollen, sind virtuelle Datenräume die beste Option.

VDRs bieten eine Reihe einzigartiger Vorteile:

  • Verfügbarkeit von Daten rund um die Uhr von jedem Gerät und überall auf der Welt;
  • Sicherheit der Datenverwaltung – in den unteren Abschnitten können Sie mehr über Datenraum Sicherheit weiterlesen;
  • Wirtschaftlichkeit;
  • VDR verfügt auch über robuste Audit-Protokolle, um die Aktionen jedes VDR-Teilnehmers zu überwachen.

Virtuelle Datenräume ermöglichen komplexe Transaktionen. Strenge Sicherheits- und Kontrollberechtigungen sind verfügbar, um sicherzustellen, dass jeder der vielen Parteien, denen Zugriff auf das Repository gewährt wird, bestimmte Zugriffsebenen gewährt werden können, und um zu verhindern, dass unbefugtes Personal auf hochsensible Daten zugreift, Daten manipuliert oder Daten zur Verwendung außerhalb des Datenraums kopiert.

Data Room Software bietet eine Vielzahl von Funktionen. Sie ist flexibel, um verschiedene Arten von Geschäften in allen Branchen zu unterstützen.

Die häufigsten Anwendungen virtueller Datenräume

Für den Abschluss von Vereinbarungen wird ein sicherer Ort benötigt, an dem nicht nur die erforderlichen Unterlagen aufbewahrt, sondern auch Prüfungen durchgeführt und Berichte erstellt werden können. Während diese Funktion früher von einem physischen Konferenzsaal übernommen wurde, hat ihn heute ein sicherer Datenraum Online vollständig ersetzt. Unabhängig davon, welche Vereinbarung abgeschlossen wird, nehmen virtuelle Datenräume in diesem Prozess einen wichtigen Platz ein.

Es ist jedoch zu berücksichtigen, dass VDRs nicht nur für Geschäfte verwendet werden können. Zu den häufigsten Anwendungen virtueller Datenräume gehören:

  • Aufbewahrung von Unternehmensdokumenten
  • Sichere gemeinsame Nutzung von Dokumenten
  • Strategische Partnerschaften
  • Fusionen oder Übernahmen von Unternehmen
  • Kommunikationsboard
  • Fundraising
  • Wirtschaftsprüfungen
  • Börsengang
  • Aufstockung von Risikokapital
  • Verwaltung des geistigen Eigentums
  • Audits

So identifiziert man einen guten virtuellen Datenraum Anbieter

Heute hat jeder verfügbare Datenraum seine eigenen Eigenschaften. Und deshalb muss man genau wissen, worauf man bei der Auswahl eines virtuellen Datenraums achten muss. Zu den wichtigsten Funktionen, die berücksichtigt werden müssen, gehören:

  • Sicherheit und Schutz: Sicherheit hat die höchste Priorität bei Geschäftsabschlüssen. Mit Hilfe von speziell erstellter Software kann man Sicherungskopien von Vereinbarungen in der Cloud und extern speichern, und falls Informationen verloren gehen, können sie einfach wiederhergestellt werden. Der beste virtuelle Dataroom verfügt über erweiterte Sicherheitsfunktionen und erfüllt alle Standards, wie, zum Beispiel, 256-Bit-AES-SSL-Verschlüsselung, automatischer Virenscan.
  • Kontrolle: Obwohl eine Vielzahl von Mitgliedern am Geschäftsabschluss beteiligt ist, benötigen nicht alle Mitglieder Zugriff auf alle Funktionen des virtuellen Datenraums. Aus diesem Grund sollte man VDRs auswählen, die über eine Zugriffskontrollfunktion verfügen, damit Benutzerberechtigungen festgelegt werden können. Mit dieser Funktion kann man steuern, wer auf Dokumente zugreifen kann. Außerdem sollten Benutzer während des Data Room Due Diligence Prozesses Dokumente drucken, bearbeiten oder speichern können. Wenn der Benutzer sich für einen guten Datenraum entschieden hat, dann erhält er eine vereinfachte Installation und Bearbeitung von Berechtigungen während des Lebenszyklus des Geschäfts.
  • Benutzerfreundlichkeit: Ganz wichtig ist natürlich, dass der Secure Data Room einfach zu nutzen und problemlos zu verwalten ist. Erwähnenswert ist auch, dass gute Datenräume einen guten Support-Service bieten, sodass Benutzer sich jederzeit beraten lassen können. Daher sollte man vor der Auswahl eines Datenraums prüfen, ob ein 24/7-Support verfügbar ist.
  • Berichtsfunktionen: Die besten VDRs bieten flexible Lösungen und erleichtern die Erstellung umfassender Berichte. Mit Hilfe von Berichtsfunktionen hat der Benutzer immer alle Geschäfte im Blick und kann so die Erfolgsfaktoren ermitteln.
  • Künstliche Intelligenz: Künstliche Intelligenz ist das begehrteste Feature in virtuellen Datenräumen. Es kann garantieren, dass alle Fehler gründlich überprüft und beseitigt werden und keine doppelten Dateien vorhanden sind.

Immer mehr Unternehmen, die wichtige Dokumente sicher speichern und austauschen möchten, entscheiden sich für VDRs. Die folgenden Branchen gehören zu den Unternehmen, die am meisten an diesen Dienstleistungen interessiert sind: Biotechnologie, Investmentbanking, Informationstechnologie, Telekommunikation, Buchhaltung, Geschäftsvermittlung, wie auch die Regierung.

VDR ist ein Service, der viele Vorteile für die Abwicklung von Geschäfts- und anderen Managementprozessen bietet und definitiv eine Zukunft hat.