In Geschäftsreisen stecken für Unternehmen große Chancen. Sie dienen dazu, Kontakte zu knüpfen und zu vertiefen, Netzwerke aufzubauen sowie Verträge abzuschließen. Der bei Meetings, die im Rahmen von Geschäftsreisen stattfinden, gepflegte informelle Umgang ist ein unschätzbarer Eisbrecher und Türöffner für Kooperationen, die im formellen Rahmen nicht einfach über die Bühne gegangen wären.

Im Sinne des Teambuildings schweißen Geschäftsreisen die Kollegen zusammen und ermöglichen ihnen ein Füllhorn an wertvollen Erfahrungen und Weiterbildungsmöglichkeiten. Wird das Reisemanagement für Geschäftsreisen richtig angepackt, kann der ROI auf den Faktor zehn erhöht werden, was bedeutet, dass sich jeder in die Geschäftsreise investierte Euro in zehn Euro verwandeln wird.

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Symbolbild

Die Organisation von Geschäftsreisen lässt sich ausgliedern

Geschäftsreisen sind nicht nur äußerst chancenreich und lukrativ, sie sind auch außergewöhnlich komplex und erfordern ein ausgereiftes Geschäftsreisemanagement. Nicht alle Unternehmen sind zu einer solchen Kraftanstrengung fähig. Andere verheddern sich im Klein-Klein des Mikromanagements und sehen nicht das Wesentliche, das heute mit modernen digitalen Lösungen und KI-Unterstützung möglich ist.

Hier kommen externe Dienstleister wie TravelPerk ins Spiel. Die Spezialisten im Bereich Geschäftsreisemanagement für Unternehmen sorgen für reibungslose Abläufe bei Geschäftsreisen und für höchsten Komfort bei gleichzeitig geringen Kosten. 

Die drei Säulen von TravelPerk

Wenn für die Organisation von Geschäftsreisen im Jahre 2022 Methoden des Mikromanagements veraltet sind, worauf kommt es bei der Gestaltung der Abläufe heute an? TravelPerk, das Unternehmen mit Sitz in Barcelona, setzt beim Geschäftsreisemanagement auf die drei Säulen Einfachheit, Vertrauen und Transparenz, auf denen die Organisation der Geschäftsreisen basiert.

Einfache Prozesse sorgen für Klarheit, Transparenz gibt für alle einen verbindlichen Rahmen vor und mit Vertrauen wird die Verantwortung für wichtige Entscheidungen an die Teilnehmer delegiert, was ihr Verantwortungsgefühl stärkt und ihre Zufriedenheit erhöht. Der Unternehmer behält sich zugleich die letzten Entscheidungen vor.

In den von TravelPerk zur Verfügung gestellten Tools bestimmt er den sogenannten Genehmigungsworkflow und entscheidet damit über den Grad der Verantwortungsebene für die Teilnehmer der Geschäftsreise. Andere Optionen lassen ihn Details wie die erlaubte Flugklasse, die Höchstgrenze für Hotelsterne, das Budget für Hotel und Flug sowie die Zahl der im Voraus gebuchten Tage festsetzen.

Nutzbarmachung der Digitalisierung

Dienstleister für das Geschäftsreisemanagement nutzen eine Vielfalt an Tools zur Optimierung der Abläufe. Sämtliche Aspekte der Geschäftsreise lassen sich auf einen Blick erfassen und Veränderungen in Echtzeit sind jederzeit zu realisieren. Die Buchungen sind ebenso möglich wie die Bestellung von Taxis für die Fahrten vom Flughafen oder Bahnhof zum Hotel, während das Rechnungswesen, Reporting und Buchungsprozesse automatisiert ablaufen. Die Reisekosten sind genauso einsehbar wie die Auswirkungen, die Anpassungen verschiedener Parameter auf die Reisekosten haben.

Zeitersparnis geschieht mithilfe von KI-Funktionen durch automatisierte Abläufe. Risiken werden gesenkt, wenn die Reiserichtlinien verbessert werden. Sämtliche Reisende erhalten einen Rund-um-die-Uhr-Support, damit aufkommende Fragen auf Anhieb geklärt werden. Andere Features weisen auf praktische und an den Bedarf angepasste Möglichkeiten für die Kostensenkung hin oder unterstützen beim Aushandeln von günstigen Unternehmertarifen für ein bestimmtes Hotel.

Fazit: intelligentes Outsourcing ist die Lösung

Geschäftsreisen werden trotz ihrer hohen Bedeutung für ein Unternehmen und der Vielzahl an Vorteilen, die mit ihnen verbunden sind, immer noch unterschätzt. Dabei ist das Optimierungspotenzial für die Abläufe enorm und wird selbst von etablierten und erfolgreichen Unternehmen teilweise sträflich vernachlässigt.

Moderne Lösungen, die sich auf fortschrittliche Features wie Big Data, Clouds und KI konzentrieren, müssen her. Erfolgreiche Geschäftsreisen lassen sich durch geschicktes Outsourcing verwirklichen, zumal die Dienstleister über ein hervorragend ausgestattetes Equipment verfügen.

Spätestens dann, wenn die Mitarbeiter mit einem strahlenden Lächeln von ihrer Geschäftsreise zurückkehren, das Unternehmen über eine Vielzahl neuer lukrativer Aufträge und wertvoller Geschäftskontakte verfügt und die Kosten des zweithöchsten Ausgabenherds für ein Unternehmen spürbar gesenkt wurden, hat sich die Zusammenarbeit mit dem Dienstleister für das Geschäftsreisemanagement gelohnt.