Papierkrieg ade! – die Digitalisierung in der Steuerberatung

Anzeige | Der Digitalisierung in der Steuerberatung geht es wie der Digitalisierung in allen anderen betriebswirtschaftlichen Bereichen: während die einen sind ganz vorne mit dabei sind, stecken die anderen noch in den Kinderschuhen oder haben noch gar nicht damit begonnen.

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Symbolbild

So fahren Steuerkanzleien bis heute zweigleisig, betreuen analoge und digitale Kunden parallel. Größere Unternehmen, deren Erfolg zunehmend auch von der Effizienz ihrer Verwaltungsorganisation beeinflusst wird sowie junge Unternehmen, die sich von vornherein mit einem natürlichen Selbstverständnis an die digitale Organisation ihrer Betriebe machen, erwarten von ihrem Steuerberater, dass er technologiegestützte Prozesse nicht nur vorhält, sondern deren Entwicklung vorantreibt. Dagegen tun sich manche KMUs noch schwer, ihre Arbeitsabläufe auf digitale Prozesse umzustellen.

Ein erstaunlicher Umstand, wenn man bedenkt, dass gerade die Steuerberatungsbranche bereits seit dem Jahr 1966 mit Gründung der DATEV, die deutsche Genossenschaft für Daten verarbeitende Organisationen mit Schwerpunkt im Steuerberatermarkt, am Thema dran ist und seit über 50 Jahren für ihre Kunden Lösungen entwickelt, wie man einer steigenden Datenmenge Herr wird und sich durch automatisierte Datenverarbeitung möglichst auf die Dateninformation konzentrieren kann. Was so abstrakt klingt ist gerade in buchhalterischen Abläufen so offensichtlich – hier lautet das erste Digitalisierungsziel: Papierflut ade!

Der Steuerberater in einer neuen Rolle

Dabei fungiert der Steuerberater, der bei seinen digitalen Kunden längst als IT-affiner Dienstleister geschätzt wird, bei seinen noch analogen KMUs als IT-Berater in der digitalen Transformation. Der seit jeher technisch aufgeschlossene Berufszweig agiert damit weit über seine Kernkompetenz Steuerberatung hinaus, die Qualitäten eines Change Managers sind gefragt. Bei der HBplus, einem Kompetenzwerk aus fünf Kanzleien für Steuerberatung, Wirtschaftsprüfung und Unternehmensberatung in der Region Schwaben, arbeiten solche Steuerberater/Change Manager. Steuerberater Stefan Teinitzer ist bei der HBplus Spezialist für DATEV-Anwendungen und beschreibt sein Aufgabenfeld so: „Ich bin Steuerberater. Doch der beratende Teil dabei wird immer größer, vor allem beim Thema Digitalisierung. Wir nehmen unsere Mandanten an die Hand, bauen Hürden ab, unterstützen mit unserem IT-Know-how und leisten sogar technischen Support vor Ort.“

In Buchhaltungen, wo bislang Rechnungen mit aufgeklebten Kontierungszetteln in der Zwischenablage landeten, monatlich kopiert und in Ordnern kistenweise zum Steuerberater geschafft wurden, nur um Wochen später ein dann schon veraltetes und rudimentäres Abbild der wirtschaftlichen Lage zu liefern, gilt es heute, zeitnah Belege zu scannen und damit digitalisiert in das Buchhaltungssystem zu überführen, womit sie fortan als Datensatz für alle Beteiligten nutz- und verarbeitbar sind. Ein Gutteil der Belege liegt in den Unternehmen ohnehin schon in digitaler Form vor und kann direkt, automatisiert oder per Drag&Drop, in die Buchführung übergeben werden.

Die Vorteile liegen auf der Hand

Der Informationsaustausch ist schnell, die betriebswirtschaftliche Auswertung aktuell, räumliche Entfernungen spielen keine Rolle mehr. Es gibt keinen Bruch zwischen analogen und digitalen Systemen, die Fehleranfälligkeit, z.B. durch Zahlendreher sinkt, die Transparenz steigt. Belege bleiben dank Filterfunktionen und Stichwortsuche problemlos auffindbar, Schriftverkehr kann den Buchungen zugeordnet werden, der Status ihrer Bearbeitung ist abrufbar, die Belegarchivierung standardisiert. Das System liest buchungsrelevanten Daten, identifiziert sich wiederholende Vorgänge und erlernt deren korrekte Kontierung. Aufwändige papierbasierte Prozesse, in denen ein Stück Papier auf Unternehmens, wie auf Steuerberaterseite durch viele Hände ging, um dann auf Nimmerwiedersehen in der Ablage zu verschwinden, gehören der Vergangenheit an.

Derart standardisierte Datensätze öffnen die Tür zu einem Finanzmanagement, das deutlich mehr als eine papierlose Buchführung bietet. Führende IT-Dienstleister wie DATEV mit ihrer Entwicklung „Unternehmen online“ oder das Softwarehaus Wolters Kluwer mit „Addison OneClick“ bieten Komplettlösungen rund um Buchhaltung, Steuererklärung, Lohn- und Gehaltsabrechnung und Controlling. Die IT-Dienstleister bieten Webinare und Tutorials zu den Systemen in verdaubaren Einheiten, die Anwendungen selbst werden immer intuitiver gestaltet. Kunden profitieren nicht nur in Sachen Effizienz, sondern erhalten aktuelle und individualisierte Auswertungen, die dank grafischer Aufbereitung von Umsätzen, Kosten, Jahresvergleichen, etc. auch verständlicher sind als blanke Zahlenkolonnen. Bei den IT-Anbietern sammelt sich zunehmend Big Data, was wertvolle Information für Unternehmer bereithält: Vergleiche innerhalb der Branche, Marktentwicklungen, Auswertungen nach Region oder Betriebsgröße sind Kennzahlen, an die gerade kleinere Betriebe sonst nicht ohne erhebliche Kosten einer eigenen Marktforschung kommen würden. Dabei ist Datensicherheit ein wichtiger Faktor: Die Systeme arbeiten verschlüsselt mit Zwei-Faktor-Authentifizierung, werden auf deutschen Servern gehostet und erfüllen alle Anforderungen des Bundesamts für Informationssicherheit für Datenschutz und Datensicherheit. 

Wo sind die Hürden?

Wieso fragt man sich, betrachten immer noch eine Vielzahl von Unternehmern und Freiberuflern Buchführung und Steuerberatung als wiederkehrenden Austausch papier-befüllter Pendelordner? 

Zum einen gibt es immer noch Steuerberater, die überwiegend analog arbeiten. Der Steuerberater muss selbstverständlich den digitalen Weg selbst aktiv beschreiten, muss den Prozess bei Mitarbeiter*innen unterstützen und entwickeln. Nötige Ressourcen, wie Systembetreuer, die nicht nur mit den IT-Lösungen am Markt vertraut sind und bei deren rasanten Weiterentwicklungen am Ball bleiben, sondern zudem über das fachliche Know-how in der Steuerberatung verfügen und fähig sind, ihre Mandanten auf dem Weg in das Digitalzeitalter zu führen, sind knapp und stellen zusätzliche Posten in den Personalkosten von Steuerberatungskanzleien dar.

Zum anderen scheuen Mandanten vermeintlich hohe Anfangsinvestitionen. Nicht bei der vergleichsweise günstigen Hardware oder den nötigen Software-Lizenzen, sondern im zeitlichen Aufwand: Daten müssen erst einmal digitalisiert werden, gewohnte Prozessabläufe neu gedacht werden, innerbetriebliche Schnittstellen klar definiert werden. Die daraus resultieren positiven Effekte stellen sich erst später ein. 

Und obwohl man genau damit dem zunehmenden Personalmangel entgegen wirken kann, ist selbiger gleichzeitig das Problem: es fehlen Fachkräfte. Auch das nötige Mindset für den digitalen Wandel spielt eine Rolle, hier kommt wieder der Change Manager im Steuerberater zum Einsatz. Josef Krist, Spezialist im HBplus Kompetenznetzwerk für die Addison-Lösungen bringt es auf den Punkt: „Ich frage meine Mandanten, ob sie Treiber oder Getriebene sein möchten. Wer zu spät kommt, den bestraft in diesem Falle der Markt, will sagen, wer als Unternehmer glaubt, sich nicht mit den Chancen und Herausforderungen der Digitalisierung für ihn und sein Unternehmen auseinandersetzen zu müssen, könnte schon in nicht allzu ferner Zukunft von eben diesem verschwinden. Die technologischen Entwicklungen digitaler Prozesse finden nicht linear, sondern exponentiell statt!“

Der Digitalisierungsdruck steigt

Spätestens der Ausbruch der Pandemie hat auch in der Finanzverwaltung einen Digitalisierungsschub ausgelöst. Um die einst so einsame „ELSTER“ (Anm.: Elektronische Steuererklärung) haben sich seit 2020 mit „NACHDIGAL“ und „RABE“ weitere „Vögel“ hinzu gesellt. Mit der Einführung des volldigitalen Verwaltungsakts „DIVA“ wurde zuletzt auch aus der „Einbahnstraße“ zum Finanzamt der „Gegenverkehr“ eingeführt. (Anm.: scheinbar reichte die Vogelschar nicht mehr aus und man sah sich zu „göttlichen“ Abkürzungen berufen). 

Die Addison-Software stellt mit der „Digitalen Steuerakte“ innerhalb ihrer cloudbasierten One-Click-Benutzeroberfläche eine innovative Lösung bereit , die den „Schuhkarton“ endgültig ablösen könnte. Smartphone-APPs wie Scan-APP, Mein Berater APP um nur zwei wichtige zu nennen, ermöglichen einen digitalen Workflow von der Entstehung bis zur Verarbeitung, und das unabhängig von Ort und Zeit. 

Kunden, Lieferanten, Behörden, Banken und selbst Dienstleister werden ein zunehmendes Maß an digitaler Collaboration voraussetzen – ein analoges Unternehmen wird, ungeachtet der Güte seines Angebots, zwangsläufig ins Hintertreffen geraten. 

In den letzten Jahren hat sich einiges getan, doch selbst ohne Pandemie und ihren Konsequenzen für Kommunikation und Informationsaustausch wird der Digitalisierungsdruck weiter steigen und, im Gegensatz zur Pandemie, auch ganz sicher nicht mehr verschwinden.