Dienstpläne, Schichtpläne oder sogar Urlaubslisten werden häufig mit Excel erstellt. Das liegt daran, dass die Anwendung in den meisten Unternehmen zur Grundausstattung gehört. Der Schichtplan kann darüber relativ einfach erstellt werden und Mitarbeiter können sogar ihre Dienstzeiten dort eingeben. Formeln berechnen anschließend die Überschüsse oder Minusstunden. Viele Firmen haben sich daran gewöhnt, doch diese Art des Dienstplans hat auch Grenzen und individuelle Anforderungen können häufig nicht ausreichend erfüllt werden.

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Symbolbild

Vorteile der Dienstplanerstellung mit Excel 

Online finden Sie viele vorgefertigte Varianten, um mit der Excel-Vorlage Arbeitsplan oder Dienstplan zügig und einfach zu erstellen. Die Vorlagen sowie die allgemeine Erstellung über Excel birgt viele Vorteile: 

(Fast) Kostenlos

Wenn die Arbeitszeiten der Mitarbeiter sowie die Dienstplangestaltung über Excel generiert werden, dann sind damit in der Regel kaum zusätzliche Kosten verbunden. Die Software an sich kostet zwar einen kleinen Betrag, allerdings wird Excel in den meisten Unternehmen generell für viele Zwecke benötigt. Die Kosten verteilen sich also auf einen großen Nutzen.

Flexibel

Excel ist eine enorm flexible Software für die Berechnung von Zahlen. Sowohl für die Dienstplangestaltung als auch die Zeiterfassung kann Excel optimal an die spezifischen Anforderungen angepasst werden. Vom richtigen Datumsformat, über komplexe Arbeitszeitmodelle, sind sogar VGA-Programmierungen möglich.

Umfangreich

Durch die enorme Flexibilität sorgt Excel für eine Vielzahl an Möglichkeiten, um Mitarbeiter zu verwalten. Nicht nur Arbeitszeiten können dokumentiert werden, auch die Urlaubsplanung lässt sich realisieren sowie der spezifische Einsatz von Mitarbeitern. Das Portfolio an verschiedenen Möglichkeiten ist bei Excel sehr breit gefächert.

Nachteile der Excel Dienstplanerstellung

Allerdings hat die Software natürlich nicht nur Vorteile, bei der Dienstplangestaltung über Excel kann es auch zu einigen Schwierigkeiten kommen:

Excel ist komplex

Excel ist ziemlich komplex. Zwar ist die Software sehr flexibel und bietet eine Vielzahl an Möglichkeiten, allerdings werden vor allem für umfangreiche Programmierungen erfahrene Mitarbeiter benötigt, die komplizierte Formeln, Pivot Tabellen und Verknüpfungen herstellen können. Gerade in kleineren Unternehmen ist dieses Know-how nicht unbedingt vorhanden oder muss zunächst erlernt werden, was für zusätzliche Kosten sorgt.

Zeiterfassung mit Excel ist zeitaufwendig

Hat man einen Mitarbeiter im Unternehmen, der sich sehr gut mit Excel auskennt, dann benötigt das Erstellen einer entsprechenden Excel-Vorlage natürlich einiges an Zeit. Rechnet man die Kosten für den Aufwand der Erstellung sowie Instandhaltung der Vorlage zusammen, dann können die tatsächlichen Kosten schnell steigen. Allerdings gibt es online viele Vorlagen, die bereits fertig erstellt sind und lediglich an das eigene Unternehmen angepasst werden müssen. So wird weder ein Mitarbeiter mit umfangreichem Know-how benötigt, noch muss dieser viel Zeit für die Erstellung aufwenden.

Fehleranfällig

Bei der Dienstplanerstellung mit Excel besteht eine relativ hohe Fehleranfälligkeit. Ein Verweis, eine Zahl oder eine Formel können schnell aus Versehen gelöscht oder verändert werden. Das wirkt sich dann auf viele weitere Formeln oder Verknüpfungen aus, sodass es zu erheblichen Problemen innerhalb der Vorlage kommen kann. Durch die manuelle Eingabe müssen alle Daten stetig geprüft werden. Excel ist keine Software, die speziell für die Dienstplanerstellung generiert wurde, sodass sie auch nicht entsprechend mitdenkt und auf Fehler aufmerksam macht.

Zeiterfassung mit Excel ist intransparent

Wenn die Mitarbeiter auch die Arbeitsstunden direkt in den Dienstplan eintragen, dann ist die Zeiterfassung über Excel relativ risikoreich und intransparent. Das kann schnell zu Vorwürfen oder Misstrauen zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer führen. So können Vorgesetzte dem Mitarbeiter vorwerfen, nicht die korrekten Zeiten aufgeschrieben oder Pausen nicht angegeben zu haben. Auf der anderen Seite können Mitarbeiter den Vorgesetzten vorwerfen, Arbeitszeiten zu unterschlagen, hier ist der Nachweis nur schwer möglich. Wer nur auf die reine Dienstplanerstellung setzt und die Arbeitszeiterfassung anders umsetzt, der kann vielen Problemen aus dem Weg gehen.

Zusammengefasst ist Excel eine sehr günstige und umfangreiche Software, die sich grundsätzlich sehr gut zur Dienstplanerstellung eignet. Kaum eine andere Lösung in diesem Preisbereich bietet so viele Möglichkeiten, individuelle Anforderungen und Berechnungen umzusetzen. Vor allem Unternehmen, die schon Erfahrung mit Excel haben, können die Dienstplangestaltung gut darüber generieren. Allerdings sollte beachtet werden, dass die Entwicklung der eigenen Excel-Vorlage nicht zu viel Zeit und Ressourcen verschlingt, wozu sich eine bereits fertige Vorlage empfiehlt. Zudem sollte sichergestellt sein, dass nur Personen darauf Zugriff haben, die sich gut mit Excel auskennen, sodass es zu keinen Beschädigungen an den Formeln oder Daten kommt.