Virtuelle Datenräume sind die wichtigsten Geschäftslösungen, die bei modernen Fusionen und Übernahmen verwendet werden. Kunden, Anwälte, Investoren, Geschäftsinhaber und andere Fachleute verwenden Datenraumsoftware, um geschäftskritische Dateien und Dokumente zu speichern und gemeinsam zu nutzen. Data Room Due Diligence ist heute ohne VDR unmöglich. Daher ist die Wahl des richtigen Anbieters für virtuelle Datenräume von entscheidender Bedeutung, da die Sicherheit Ihres kritischen Unternehmens davon abhängt.

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Data Room Software

Es gibt Hunderte von Datenraum Anbieter auf dem Markt, und der Auswahlprozess kann sehr kompliziert sein. Aber mit dem richtigen Ansatz kann dieser Prozess einfacher sein, als Sie sich vorstellen. https://datenraume.de/datenraum-preise/-moderne Domainnamen stimmen mit dem Namen des Unternehmens oder der Marke überein, charakterisieren die Domainzone und dienen der Bequemlichkeit bei der Suche nach dem richtigen Standort, der für die Suche nach virtuellen Datenräumen sehr praktisch ist.

Nachdem Sie entschieden haben, dass Ihre Organisation einen virtuellen Datenraum benötigt, müssen Sie eine weitere Entscheidung treffen – sich für den Anbieter entscheiden, d.h. eine Organisation, die für die Zuverlässigkeit und Sicherheit Ihrer Dokumente verantwortlich ist. Sie müssen einen Anbieter nach bestimmten Kriterien auswählen.

Secure Data Room

7 wichtige Punkte, die bei der Auswahl eines Anbieters für Data Room zu berücksichtigen sind:

1. Sicherer Datenraum

Die Sicherheit im virtuellen Datenraum steht immer an erster Stelle; keine Kompromisse dabei. Berücksichtigen Sie beim Vergleich virtueller Datenräume immer Folgendes:

  • Anbieter virtueller Datenräume stellen sicher, dass Ihre Daten immer geschützt sind. Stellen Sie sicher, dass der Anbieter Datensicherheitsfunktionen wie Netzwerk-Firewalls, Virenschutz, Datenverschlüsselung usw. anbietet.
  • Die physische Sicherheit umfasst Katastrophenschutz, Rechenzentren in Industriequalität, Datensicherungsfunktionen, Datenredundanz und biometrischen Zugriff.
  • Funktionssicherheit. Dies ist vielleicht der wichtigste Teil des Sicherheitsabschnitts. Versuchen Sie, so viele Sicherheitsmerkmale wie möglich zu finden. Gängige Beispiele sind die zweistufige Verifizierung, Leerlaufzeitüberschreitungen, Zugriffskontrolle usw.

2. Dokumentenzugriffskontrolle

Datenraumadministration und Benutzer sollten Dokumente im Datenraum kontrollieren können. Aktivieren Sie dazu die folgenden Kontrollkästchen:

  • Kann ein Datenraumadministrator oder Dateiersteller verhindern, dass ein Benutzer oder eine Benutzergruppe ein Dokument ändert, kopiert, bearbeitet, herunterlädt oder druckt?
  • Kann der Ersteller einer Datei oder die Verwaltung den Zugriff einer Person auf ein beliebiges Dokument einschränken?
  • Verfügt der Datenraum über eine digitale Wasserzeichenfunktion?
  • Kann ich den Zugriff auf ein Dokument jederzeit widerrufen?
  • Kann die Datenraumverwaltung den Benutzerzugriff zeitlich begrenzen?

3. Anpassbarkeit

Einige der Funktionen von Dataroom können im Allgemeinen als Standard angesehen werden, wie z. B. zweistufige Verifizierung, Dokumentenzugriffskontrolle, digitales Wasserzeichen usw., und es sollten keine Kompromisse gemacht werden.

Einige Unternehmen benötigen jedoch spezielle Datenraumdienste, die auf ihre Bedürfnisse zugeschnitten sind.

Es ist wichtig zu beachten, dass manchmal zusätzliche, aber unnötige Funktionen die Dinge kompliziert machen können und Sie möglicherweise für Vorteile bezahlen müssen, die Sie nicht einmal benötigen. Suchen Sie also nach einem Lieferanten, der Anpassungen an Ihre Anforderungen vornehmen kann.

Tatsächlich ist ein Datenraumanbieter, der Ihre Bedürfnisse versteht und hilfreiche Informationen und Anleitungen bereitstellt, die viel bessere Wahl. Entscheiden Sie sich zu guter Letzt für einen Dienstleister, der Wert auf Innovation legt und sich kontinuierlich an die Branchenstandards anpasst.

4. Überwachung

Überwachungstools sind ein Muss in jeder Online-Datenraumsoftware. Sie benötigen einen Anbieter für virtuelle Datenräume, der Ihnen die Möglichkeit gibt, alle Aktivitäten in Ihrem Datenraum zu kontrollieren. Überwachungstools sind zwar wichtig, aber den Überblick zu behalten, ist ein Muss, wenn Sie Ihren Datenraum für komplexe Transaktionen nutzen.

Aus diesem Grund sollte der von Ihnen gewählte Datenraum Erstellung von jedem zweiten Auditbericht haben; wer wann und wo auf was zugegriffen oder es geändert hat.

5. Kundenbetreuung

Ein elektronischer Datenraum mit allen notwendigen Funktionen ist immer noch nutzlos, wenn der Lieferant keinen guten Kundendienst hat. Beim Kundenservice geht es nicht nur um die Einrichtung Ihres Datenraums oder die Grundschulung Ihrer Mitarbeiter.

Unternehmen haben Absicht mit den Anbietern von VDR zusammenzuarbeiten, die lange in der Zusammenarbeit sein  können. Es ist möglich, dass Sie von Zeit zu Zeit auf technische Schwierigkeiten stoßen. Können Sie sich darauf verlassen, dass der Kundendienst Ihnen in jeder erdenklichen Weise hilft?

6. Erfolgsbilanz

Die Überprüfung der bisherigen Erfolgsbilanz von Lieferanten sollte ein obligatorischer Abschnitt beim Vergleich Ihres Datenraums sein. Darüber hinaus ist es wichtig zu beachten, dass verschiedene Anbieter von Datenräumen branchenspezifische Lösungen anbieten.

Um sicherzustellen, dass Ihr Datenraum-Verifizierungsprozess effektiv ist, gehen Sie daher wie folgt vor:

  • Verwenden Sie nur solche Lösungen, die in Ihrer Branche über eine angemessene Expertise verfügen.
  • Lesen Sie Online-Rezensionen von vertrauenswürdigen Websites.
  • Lassen Sie sich von Branchenexperten professionell beraten.

7. Preise und kostenlose Testversionen.

Kostenlose Testversionen sind erforderlich; ohne Ausnahmen. Sie sind sehr günstig, wie praktische Erfahrungen anbieten, um zu beurteilen, ob ein Datenraum Ihren Anforderungen entspricht oder nicht. Schauen Sie sich schließlich nach Anbietern virtueller Datenräume um, die Ihnen transparente und anpassbare Preismodelle sowie anschließende kostenlose Testversionen von 14 bis 30 Tagen anbieten können.

Nachdem die Auswahl des Anbieters getroffen ist und alle Details geklärt sind, können Sie direkt mit der Erstellung des Projekts fortfahren.

Bei Bedarf werden Dokumente in ein elektronisches Format konvertiert – gescannt. Anschließend wird ein fast abgeschlossenes Projekt mit Dokumenten gefüllt, Zugriffsrechte darauf erstellt, deren Performance überprüft und der virtuelle Datenraum zum Testen an den Kunden übergeben.

Nachdem die Arbeit genehmigt und/oder Änderungen vorgenommen wurden, schult der Anbieter den Kunden, mit dem virtuellen Raum zu arbeiten, wonach es möglich ist, den Zugang an potenzielle Käufer zu verteilen.

Online-Datenraumsoftware ist im Wesentlichen ein Geschäftswert, der Ihnen hilft, Ihre zukünftigen Ziele zu erreichen. Betrachten Sie es also als Investition und recherchieren und planen Sie richtig. Wählen Sie einen Anbieter für virtuelle Datenräume, der «wirklich arbeitet».


Dieser Artikel wurde uns von einem Partner zur Verfügung gestellt und ergänzt das redaktionelle Angebot von Presse Augsburg. Dieser Inhalt muss nicht zwangsläufig mit der Meinung der Redaktion übereinstimmen.