Viel Wirbel um den Schichtplan
Der Schichtplan ist ein Thema, das im Unternehmen für Aufregung und Konflikte sorgen kann. Jeder Mitarbeiter hat seine eigenen Wünsche und Vorstellung und die Vereinbarkeit von Job und Privatleben ist heutzutage wichtiger als jemals zuvor. Die Menschen achten darauf, ihre Wünsche durchzusetzen, allerdings können die Bedürfnisse mehrerer Angestellten kollidieren. Damit die Erstellung des Schichtplans kein zu sensibles und stressbehaftetes Thema im Unternehmen wird, gibt es einige Tipps.
Eine feste Person sollte zuständig sein
Wichtig ist, dass sich eine Person für den Schichtplan zuständig fühlt. Das kann entweder eine der Führungskräfte selbst sein oder man wählt einen erfahrenen Mitarbeiter aus. Ist eine Führungskraft verantwortlich, hat das den Vorteil, dass sie die Mitarbeiter und die Abläufe in der Firma gut kennt. Allerdings bleibt im Arbeitsalltag einer Führungskraft nicht immer genug Zeit, um zusätzliche Aufgaben wie die Erstellung des Schichtplans zu übernehmen.
Findet sich keine geeignete Person, lässt sich auch ein kleines Team zusammenstellen. Die Pläne können dann vom Team gemeinsam erstellt werden, damit es schneller geht. Eine andere Möglichkeit wäre, im Team zu rotieren, sodass jeder mal den Plan erstellen muss, allerdings nicht dauerhaft dafür zuständig ist.
Eine Software zu Hilfe nehmen
Wenn die Pläne nicht alleine von den Mitarbeitern und Führungskräften erstellt werden sollen, gibt es eine hilfreiche Software auf https://factorialhr.de/schichtplanung, die die meisten Aufgaben übernimmt. Das Arbeiten mit dieser Software bringt einige Vorteile mit sich – vor allem sorgt sie für Effizienz, denn man spart viel Zeit. Alle Abläufe werden automatisiert und es bleibt mehr Zeit, die man in die Entwicklung und den wahren Erfolg des Unternehmens investieren kann.
Daneben ist die Software transparent und alle Angestellten können den Schichtplan und Veränderungen einsehen. Es können auch Pausen und Arbeitszeiten digital festgehalten werden, um sicherzustellen, dass alle Gesetze eingehalten werden und es später bei der Lohnabrechnung nicht zu Fehlern bei der Arbeitszeit kommt.
Die Software ist einfach zu bedienen und nach einer kurzen Einarbeitung sollten alle Mitglieder froh über die neue Art der Kommunikation und Organisation sein.
Regelmäßig nach der Zufriedenheit erkunden
Um Probleme bei der Erstellung des Schichtplans zu umgehen, sollten die Führungskräfte regelmäßig kontrollieren, wie zufrieden die Angestellten mit den aktuellen Plänen sind und ob es Anregungen oder Wünsche für Veränderungen gibt.
Diese Gespräche können je nach zur Verfügung stehender Zeit ein Mal pro Woche oder Monat durchgeführt werden. Wichtig ist dabei auch, dass die Angestellten untereinander ins Gespräch kommen. Denn vor allem hier entstehen häufig Konflikte, wenn es zum Beispiel um die Urlaubsplanung oder Nachtschichten geht. Auch die Vereinbarkeit von Beruf und Kindern muss hier angesprochen werden, wenn das Thema einen Mitarbeiter betrifft.
Den Überblick behalten und gerecht sein
Fairness ist bei der Schichtplanerstellung wichtig, um die Zufriedenheit aller Betroffenen zu garantieren. Wenn ein Mitarbeiter eine Woche in der Nachtschicht gearbeitet hat, sollte er in der nächsten Woche tagsüber arbeiten oder freibekommen. Auf diese und andere Regelungen muss geachtet werden. Auch dabei hilft die Software, denn man kann das aktuelle Arbeitspensum und die vergangenen Schichten jedes Angestellten transparent verfolgen.
