In zahlreichen Unternehmen gehören Geschäftsreisen zum Alltag. Doch egal, ob national oder international: Jede Geschäftsreise braucht eine individuelle Planung. Nur so lässt sich sicherstellen, dass die betreffenden Mitarbeiter auch wirklich stressfrei am jeweiligen Zielort ankommen und sich hier vollends auf ihre Aufgaben fokussieren können.
Besonders spannend ist es in diesem Zusammenhang, wie sich das Vorgehen rund um das Buchen von Flügen und Hotels und weitere Bereiche im Laufe der Zeit verändert hat. Neben klassischen Standards gibt es heutzutage auch die Möglichkeit, auf einschlägige Tools zu setzen. Viele von ihnen erlauben es, alles, was in Bezug auf die entsprechende Geschäftsreise eine Rolle spielt, unter einem Dach zu vereinen. Somit ist es ganz leicht möglich, nicht nur die Geschäftsreisenden, sondern auch diejenigen, die sich mit der Planung auseinandersetzen, zu entlasten.
Aber wie können Travel Manager eigentlich genau von den einschlägigen Programmen profitieren? Und worauf sollte man bei der Buchung einer Geschäftsreise achten? Die folgenden Abschnitte liefern die passenden Antworten auf diese und weitere Fragen.
Alles an einem Ort gespeichert: Eine zentrale Verwaltung als Schlüssel für mehr Flexibilität
Wer bereits vor einigen Jahren mit der Buchung von Geschäftsreisen betraut wurde, kennt das Problem: Einerseits müssen Hotels, andererseits müssen Flüge gebucht werden. Und selbstverständlich braucht es zudem noch einen Mietwagen für die Flexibilität vor Ort – oder zumindest Informationen zu den Fahrzeiten der öffentlichen Verkehrsmittel.
Eine zentrale Verwaltung von Geschäftsreisen mit TravelPerk setzt genau an dieser Stelle an. Denn: Hier lassen sich alle Daten mit wenigen Klicks abrufen und verändern. Die Zeiten, in denen eine Geschäftsreise noch mit unüberschaubaren Datenmengen, Bergen von Papier und viel Suchaufwand verbunden war, sind definitiv vorbei.
Wer alles an einem Ort (und digital) abspeichern kann, profitiert von einer gesteigerten Übersicht und dementsprechend auch von einem hohen Nutzerkomfort. Mit einem Programm dieser Art lassen sich Geschäftsreisen bequem verwalten.
Auch die Tatsache, dass sich Pläne rund um den Aufenthalt in einer anderen Stadt beziehungsweise in einem anderen Land immer ändern können, muss nicht für hektische Momente sorgen. Die Buchungen lassen sich bequem in den Programmen bearbeiten. Wer sich schon immer mehr Effektivität und Flexibilität rund um sein Geschäftsreisen Management gewünscht hat, trifft mit dieser Lösung die richtige Entscheidung.
Gleichzeitig gilt es natürlich, zu berücksichtigen, dass mit einer Änderung weitere Kosten verbunden sein können. Daher ist es wichtig, sich für einen Anbieter zu entscheiden, der sich durch kundenfreundliche Konditionen auszeichnet und bei dem im Falle einer Stornierung lediglich ein kleiner Teil der Kosten einbehalten wird.
Nicht nur die Travel Manager, sondern auch die Geschäftsreisenden können profitieren
Sicherlich wäre es ein wenig zu kurz gedacht, ausschließlich davon auszugehen, dass nur diejenigen, die mit der Buchung der betreffenden Reise betraut wurden, profitieren können. Auch Geschäftsreisende genießen auf der Basis einer zentralen Verwaltung viele Vorteile.
Je nach Unternehmen gibt es jedoch vielleicht keinen Travel Manager. In diesem Fall sind die Reisenden ohnehin meist dazu verpflichtet, sich selbst um die entsprechenden Buchungen zu kümmern. Wie praktisch, wenn über die zentrale Verwaltung einige einschlägige Fragen direkt beantwortet werden, wie zum Beispiel:
- Wie teuer darf die Reise sein?
- Darf ich Business fliegen?
- Welche Reiserichtlinien muss ich einhalten?
Unabhängig davon, ob die betreffenden Mitarbeiter zum ersten oder zum hundertsten Mal buchen, um vor Ort Kunden zu gewinnen oder Beziehungen zu festigen: Die Abläufe lassen sich – mit einem verlässlichen Programm im Hintergrund – stark vereinfachen. So nimmt die Buchung der Geschäftsreise nicht mehr Zeit als nötig in Anspruch und die Mitarbeiter können sich noch ein wenig besser auf ihre eigentlichen Aufgaben konzentrieren.
Am Tag der Abreise (oder auch schon früher): Alles auf einen Blick
Vor allem dann, wenn es darum geht, im Rahmen der anstehenden Geschäftsreise Geld zu sparen, kann es sich definitiv lohnen, auf Frühbucherangebote zu setzen. Diese spielen definitiv nicht nur beim klassischen Familienurlaub eine wichtige Rolle. Aber wer weiß schon noch Wochen nach der Buchung, für welche Flugverbindung er sich entschieden hat oder wo sich das Hotel befindet?
Auch hier kann eine zentrale Speicherung der Daten weiterhelfen. Alle wichtigen Details lassen sich dann – beispielsweise über das Smartphone – abrufen. So genügt ein kurzer Blick auf das Display, um herauszufinden, von welchem Gleis der nächste Zug abfährt, ob es sich lohnt, ein Taxi zu nehmen, anstatt zu Fuß zum Hotel zu gehen oder ob an der Mietwagenstation ein Benziner, ein Diesel oder ein E-Auto abgeholt wird.
All das, was sich heutzutage bereits für viele selbstverständlich anhören mag, stellte vor einigen Jahren noch eine echte Herausforderung dar. Wer jedoch einmal die Vorzüge eines Geschäftsreisen Programms genutzt hat, wird diese ganz sicher nicht mehr missen wollen.
Auch im Zusammenhang mit Reisekostenabrechnungen eine echte Erleichterung
Nach der Geschäftsreise ist vor der Reisekostenabrechnung. Nun ist es an der Zeit, alles aufzuführen, um letztendlich dafür Sorge zu tragen, dass die entsprechende Summe ausgezahlt wird. Damit die Personal- beziehungsweise die Lohnabteilung jedoch genau weiß, wie hoch der jeweilige Betrag ist, braucht sie Daten. Und genau diese kann sie sich ebenfalls über die Plattform der zentralen Verwaltung ziehen.
Moderne Lösungen rund um die Verbindung zwischen Digitalisierung und Geschäftsreisen bieten nämlich nicht nur die Möglichkeit, diese vorzubereiten. Auch in Bezug auf eine unkomplizierte Nachbereitung bleiben keine Wünsche offen. Aufgabe des Mitarbeiters ist es lediglich, die abgefragten Daten einzutragen und die Belege, die zum Beispiel im Rahmen der Bewirtung eines Kunden angefallen sind, hochzuladen.
Danach haben die Verantwortlichen direkt die Möglichkeit, entweder alles abzusegnen oder Rückfragen zu stellen. Nach der Freigabe kann der betreffende Betrag auch schon ausgezahlt werden.
Welche Plattform für Geschäftsreisen ist die beste?
Sicherlich ist es auch der großen Nachfrage geschuldet, dass sich immer mehr Unternehmen für praktische und zentrale Lösungen rund um Geschäftsreisen interessieren. Aber welche Variante ist eigentlich die beste? Grundsätzlich gilt, dass der Anspruch der Nutzer und die Leistungen der jeweiligen Plattform zusammenpassen müssen. Auch die Antworten auf die folgenden Fragen können dabei helfen, die zur Verfügung stehende Auswahl ein wenig einzuschränken:
- Wie lange dauert es, bis ich die Plattform nach dem Einrichten nutzen kann?
- Muss ich für die Einrichtung Gebühren zahlen?
- Wie gut ist der Kundenservice erreichbar beziehungsweise wie schnell meldet sich der Support bei Fragen zurück?
- Wie hoch ist die Rückerstattung, mit der ich im Falle einer Stornierung rechnen kann?
- Überzeugt der Nutzerkomfort?
- Habe ich die Möglichkeit, das Programm vor meiner finalen Entscheidung einmal zu testen?
- Mit welchen Partnern arbeitet die betreffende Plattform zusammen und wie vielseitig sind dementsprechend meine Buchungsoptionen?
Kurz: Ein Reisemanager-Programm ist definitiv praktisch und sinnvoll. Aufgrund der großen Auswahl empfiehlt es sich jedoch definitiv, nicht nur die Preise der einzelnen Anbieter, sondern auch die dazugehörigen Konditionen, miteinander zu vergleichen.
Wer als Unternehmen genau das im Hinterkopf behält, hat die Möglichkeit, sich im Alltag rund um die Geschäftsreisen der Zukunft vieles zu erleichtern.
